「事務の仕事に興味はあるけれど、電話対応が苦手…」
そんな理由で応募を迷っていませんか？
実際、事務職を希望される方からはよくこのような声を聞きます👂
・電話でうまく話せるか不安
・言葉遣いを間違えそう
・相手の顔が見えないから緊張する
・電話が多い職場だったらどうしよう
ですが安心してください！
電話対応が苦手なのは、決して珍しいことではないのです🥷
むしろ、最初から電話が得意な人の方が少ないものです📞
そして電話対応は、経験を重ねることで必ず慣れていくスキルでもあります☎
今回は、電話が苦手な方でも
**「電話がイヤじゃなくなる考え方」と「上手になるコツ」**をご紹介します⇩
電話が苦手なのは普通のこと
電話が苦手だと感じるのには、ちゃんと理由があります！
例えば対面の会話であれば⇩
・表情が見える
・ジェスチャーが使える
・相手の反応がわかる
ですが電話の場合は
・相手の顔が見えない
・声だけで判断する
・急に電話がかかってくる
という特徴があります。
つまり電話は⇩
慣れていない人にとっては難しく感じて当然のコミュニケーションなのです🌀
ですが裏を返せば、慣れてしまえばそこまで難しいものではないということです！
電話が嫌じゃなくなる3つの考え方
電話への苦手意識を減らすためには、まず「考え方」を変えることがとても大切です🤗
① 電話は「会話」ではなく「業務の一つ」
電話が苦手な人ほど
「上手に話さなきゃ」「失礼なことを言ったらどうしよう」
と考えてしまいがちです。
ですが、会社の電話対応は雑談や会話ではなく業務の一つです。
基本的には次の流れで進みます⇩
1. 会社名を名乗る
2.相手の会社名・名前を聞く
3.担当者へ取り次ぐ
多くの電話はこの流れで完結します。つまり電話対応とは……⇩
!!!トーク力ではなく手順を覚える仕事なのです!!!
② 完璧に対応する必要はない
電話対応が苦手だと感じているそこのあなた、「完璧に答えないといけない」と思っていませんか？
しかし実際、仕事の場面では⇩
・わからないこと
・担当外のこと
・確認が必要なこと
も多くあります。そんな時には…！⇩
「確認して折り返しご連絡いたします」「担当者にお繋ぎいたします」
この一言で大丈夫です。
むしろ、無理に答えるよりも確認する方が正しい対応です。
最初から100点を目指す必要はないですよ。60点でも十分立派な電話対応ですから！
③ 経験すると自然と慣れていく
電話対応は、スポーツや車の運転と同じで経験すればするほど自然に慣れていきます⚽🚙
最初は緊張してしまっても
・10回
・20回
・30回
と経験を重ねるうちにだんだんと体が流れを覚えていきます🏋️
そしてある日
「電話って思っていたほど怖くないかも」と感じる瞬間が来ます🙄
これは多くの人が経験していることです😄
電話対応が上手になるちょっとしたコツ
電話対応に慣れるためには、いくつか簡単なコツがあります📝
【メモを準備しておく】
電話を受けるときは
・会社名
・名前
・用件
をメモできるようにしておきましょう🖊
メモがあるだけで、安心して対応できるようになります😉
【ゆっくり話す】
緊張すると早口になりがちですが、電話ではゆっくり話す方が聞き取りやすくなります🎈
ゆっくり話すことで
・落ち着いて聞こえる
・丁寧な印象になる
というメリットがあります📣
【定型フレーズを覚える】
電話対応には、よく使う言葉があります。
例えば
・「お電話ありがとうございます」
・「少々お待ちくださいませ」
・「担当者にお繋ぎいたします」
⇧こうしたフレーズを覚えておくだけでも電話対応の不安は大きく減ります🧵
実は「電話が少ない事務」も多い
事務職と聞くと「電話対応が多そう」というイメージを持つ方も多いですが、
実際には
・データ入力
・書類作成
・伝票処理
・メール対応
・システム入力
など、電話が少ない事務の仕事もたくさんあります。
そのため
「電話が苦手だから事務は無理」
と決めてしまうのはとてももったいないことです。
未経験から始められる事務のお仕事もあります
最近は
・未経験OKの事務
・研修あり
・電話少なめの事務
といった求人も増えています。
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