カインズサービス「メディア事業部」の山田です。
なぜ、あなたの仕事は溜まるばかりで減らないのか？
それは「時間の使い方」や「思考法」に問題があるからです。
「決められた期限で仕事がこなせない」
「やりたいことがあっても着手できない」
「アイデアがあっても形にする時間がない」
今回は、このようなことでお悩みの方に向けて、時間を生み出すための秘訣についてまとめていきたいと思います。
本記事では、書籍『時間最短化、成果最大化の法則 1日1話インストールする“できる人”の思考アルゴリズム』から一部を抜粋し、「最短時間で最大の成果を出す方法」を解説します。
ピッパの法則
「ピッパの法則」とは、『ピッ』と感じとったら『パッ』と行動するという、非常にシンプルな行動法則です。
『ピッ』は思考で、『パッ』は行動のこと。
頭の中で色々なことを考えすぎる人ほど、すぐ行動にうつすことができないものです。
やるべきことが起こったとき、後でやろう、いつかやろうではなく、その場ですぐやるか、すぐできない場合はいつやるかをその場で決める。するとタスクを滞らせず、次々にこなしていけるのでキャパが激増する。
引用元：時間最短化、成果最大化の法則
お客様や上司からの依頼があった段階で、すぐに着手して完了させることができたら、あなたの評価はグンと高まるはずです。
すぐにできない状況であれば、「そのタスクをいつまでにやるのか」を明確にしておくのがいいでしょう。
本書では思いついたことを「すぐにやるクセをつけるだけ」で、行動量が10倍になると書かれています。
簡単なものはパッと実行！そうでもないものは｢いつやるか｣パッとすぐ決め、スケジュール帳に書き込む。すると、1日10個アイデアが思いついたら、10個全部実行できるようになった。以前は10個思いついても1個しか実行できなかったから、行動量は10倍になったわけだ。
引用元：時間最短化、成果最大化の法則
仕事で多くのアウトプットをしている人ほど、思いついたことをすぐに実践しているものです。
思いついたことをすぐにやるクセをつけるだけで、自分のアイデアが形になっていくので、その分、周りよりも評価されやすくなるのではないでしょうか。
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優先順位のダブルマトリックスの法則
仕事の成果というものは、優先順位のつけ方次第で、大きく変わってくるものです。
効率よく仕事をこなすためには、自分にとって何が重要で緊急度が高いのかを明確に、タスクを仕分ける必要があります。
まず、｢重要度も緊急度も高いタスク｣をやる。次に、｢重要度も緊急度も低いタスク｣は最後にやる、もしくは｢やらない｣と決める。迷うのは｢重要度が高く、緊急度が低いタスク｣と｢重要度が低く、緊急度が高いタスク｣はどちらを優先したらよいかだ。
引用元：時間最短化、成果最大化の法則
有名な「アイゼンハワーマトリクス」では、重要度と緊急度でタスクの優先順位を決めると、4つの領域に分けることができます。
第１領域 重要かつ緊急なもの
締め切りのある仕事、クレーム対応、トラブル対応
第２領域 重要だが緊急ではないもの
整理整頓、人脈作り、自己啓発
第３領域 緊急だが重要ではないもの
大事ではない頼まれごと、庶務雑務
第４領域 緊急でも重要でもないもの
暇つぶし、意味のない雑談
本書では、タスクの完了時間の目安で、どのタイミングで着手するかを明確にルール付けしています。
私は次のように、完了時間の目安で優先順位を変えている。
引用元：時間最短化、成果最大化の法則
①10分以内に完了→今すぐやる
②30分以内に完了→今日中にやる
③1時間以内に完了→明日中までにやる。
④1日以内に完了→2週間以内にやる。やる日を決める。
⑤すぐにやる価値のないもの→｢やらない｣と決める
集中して30分以内に完了できそうなタスクは、基本的には当日中に完了させる。
1時間はかかりそうなタスクは明日中に終わらせる。
こんな風にマイルールを作れば、仕事を溜め込むことはなくなりそうですね。
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めんどうくさければGO！の法則
本書では、仕事で成果をあげている人は、めんどうくさいことを見つけたとき、｢これは絶対に他の人はやらないだろう！｣と喜び、すぐに実践を始めると書かれています。
やるべきだが、誰もやらない｢めんどうくさいこと｣＝一人勝ちできる仕事
引用元：時間最短化、成果最大化の法則
誰もやらないということは、みんながめんどうくさいと感じているということですよね。
だからこそ、いの一番に着手することで、周りから感謝されるし、一目置かれる存在になることができます。
大切なのは、自分が｢めんどうくさいと感じた｣ということを、きちんと受け入れることです。
生産性が低い人は、めんどうくさいことを避けて後回しにしてしまいがちですが、本人に「問題を後回しにしている」という自覚がないことが多いです。
めんどうくさいことを避け続けることは、ある意味で「成長のチャンス」を逃しているのと一緒ではないでしょうか。
めんどうくさいことを自ら率先してやることは、自分自身を高めていくチャンスと捉えられれば、あなたの価値は必然的に高まっていくことでしょう。
今日から｢めんどうくさい。チャンスだ！やろう｣を口グセにしよう。いちいち考えすぎるからやらなくていい理由が浮かぶ。目の前に落ちているゴミを見た瞬間、｢めんどうくさい｣と思うと同時に拾ってゴミ箱に捨てるクセをつける。
引用元：時間最短化、成果最大化の法則
まずは小さなことからでもいいので、日頃の仕事の中にある「めんどうくさいこと」にアンテナを立てて、毎日を過ごしてみましょう。
そうすることで、めんどうくさいことの中に隠れている、大きなチャンスをつかみとる力が身に付くはずです。
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時間を最短化し、成果を最大化する45の法則
時間は誰にでも平等に与えられたものです。
本書にある通り、大体の問題は「すぐにやれば」解決するのかもしれません。
『時間最短化、成果最大化の法則 1日1話インストールする“できる人”の思考アルゴリズム』では、最短で結果を出すための「思考アルゴリズム」が学ぶことができます。
自分自身の生産性に疑問を感じている人こそ手にとってみてはいかがでしょうか。
最後までお読みいただきありがとうございます。